shikumika’s diary

日々の事務作業で手間なことを簡単にできる仕組み(自動化、方法など)、困ったことの解決方法を調べた備忘録

【Excel】業務フローを効率的に作成する操作テクニックのまとめ

Excelで業務フローを効率的に作成するための操作テクニックのまとめ。

内容:

図形の配置を整列

図形のレイアウト調整を容易にするため、作成したい図形の大きさに応じてセルの幅を設定しておきます。次のように方眼紙等にしておくと印刷物を想定した位置調整も可能です。

「Altキー」や「Shiftキー」を押しながら図形をドラッグするとセル位置での調整が効率的です。

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図形の既定を設定

図形の線や書式を統一したいときは、事前に既定を変更しておくと効率的です。

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図形のコピー

同じ図形(オートシェイプなど)を連続して作成するときは、「Ctrlキー」、「Shiftキー」、「Altキー」の活用が効率的です。

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コネクタのカギ線のズレを修正

「コネクタ:カギ線」の微妙なズレの修正は、図のレイアウト等が全て確定してからの設定変更が効率的です。

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フロー図の線の重なりを簡易的に見やすくする方法

Excelには「飛び越し点」の表示機能がないので、簡易的に見やすくする方法例です。

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作成後、多くの図形の書式を変更

業務フローがある程度完成した後に、多くの図形の書式を変更したい時があります。

Excelの標準機能で書式貼り付け

Excelの標準機能で実施する場合は、次の書式貼り付けのショートカットの活用が効率的です。

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VBAで同じタイプの図形を選択

同じタイプの図形を選択したい場合、VBAを利用して次のように選択することもできます。業務フロー作成が大量にある場合は修正時に便利です。

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作成後、複数の図形の拡大・縮小

レイアウトを崩さずに拡大・縮小したい時は「グループ化」を活用します。

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業務フローの作成ルールの参考(BPMN)

関係者で共有、編集しやすい業務フローの作成にBPMNの考え方が参考になります。

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以上、Excelで業務フローを効率的に作成するための操作テクニックのまとめでした。

PowerPointなどでも図形の作成方法は同様です。