Microsoft Wordは文書作成に便利なツールですが、入力時に自動で書式設定されて意図しない箇条書きになったり、文章の位置やフォントが意図せず変更になったりして、戸惑うことがあります。
これらの問題は、Wordの自動書式設定(オートフォーマットなど)が原因であることが多いです。
意図しない書式設定を感じたら、Wordに慣れるまでは自動書式設定を解除すると使いやすくなります。
内容:
確認のWordは「Microsoft® Word® for Microsoft 365 MSO」(バージョン2409)です。
意図しない書式設定例と対応
自動的に箇条書きが開始され、余分なスペースができる
Wordでは、行の先頭に「1.」(数字とピリオド)や「・」とスペースを入力したときなど、自動的に箇条書きが開始されます。
例えば箇条書きの自動書式設定をしている場合、「1.〇〇について」と入力し、Enterキーを押すと、段落番号が自動で設定され、「2.」という文字が入力されます。
また「1.」(番号)と「〇〇について」(見出し)の間に意図しないスペースも設定されることがあります。
(下図は、自動で段落番号が設定され、余分なスペースができている文章左側の「オートフォーマットオプション」のアイコンをクリックした画面です)
自動書式(オートフォーマット)が設定されたときの対応
都度、文章ごとにオートフォーマットの解除
自動書式をするWordの設定自体は残し、当該の文章でのオートフォーマットを解除したい場合、前述のオートフォーマットオプションのアイコンをクリックして「元に戻す」を選択します。これで自動書式の反映前となります。
(オートフォーマットオプションのアイコンが表示されていない場合、CTRL+Zキー等で「元に戻す」としても同様です)
自分が利用するWordの環境でオートフォーマットを解除
今後、自分が利用するWordの環境でオートフォーマットを解除したい場合、前述のオートフォーマットオプションのアイコンをクリックして「段落番号を自動的に作成しない」(※ 当該の設定されたオートフォーマットにより表現は異なります)を選択します。
これで自動書式の反映前となり、今後も同じ自動書式は適用されません。
また「オートフォーマットオプションの設定」を選択した場合は、オートフォーマット全般の設定を修正可能です。
上記では、入力オートフォーマットのタブの設定画面で
- 「入力中に自動で書式設定する項目」をすべて解除
- 「Tab/Space/BackSpace キーでインデントとタブの設定を変更する」の解除
(Tabキー等でインデントの設定を変更したくないため)
をしています。
このオートフォーマットオプションの設定画面は、「ファイル」タブ‐「オプション」‐「文章校正」‐「オートコレクトのオプション」‐「入力オートフォーマット」からも設定可能です。
なお、上記のMicrosoft サポートの説明ページに
[オートフォーマット] タブは、使用するクイック アクセス ツール バーに追加する必要がある AutoFormat コマンドの実行時にのみ適用されるため、一般的には使用されません。
とあり、設定は不要のようです。
参考:オートフォーマットオプションのアイコン表示の設定
オートフォーマットオプションのアイコンは、前述のオートフォーマットオプションの設定画面で、「オートコレクトオプション」ボタンを表示する のチェックがあるとき表示されます。
以上、Wordの自動書式設定を解除して「わかりやすい文書作成ツール」に変更でした。タブやインデント、スタイルなどの機能になれてくると、「自動書式設定」の機能が便利な機会も増えてきます。