kintoneに添付ファイルを登録している場合、添付ファイルだけを抽出して確認したいことがあります。
「kintone全体からの検索」では、添付ファイルのみを検索して一覧にするような機能はありませんが、データ検索方法を工夫することで解決できる場合もあります。
なお、「アプリ」に保存した添付ファイルの場合は、そのフィールドで抽出できるので、以下はkintoneの画面右上の検索ボックスを使用した場合のコツです。
内容：
検索のコツ（ファイル検索など）
kintone内のデータ検索のコツとして、
- 検索キーワードにファイルの「拡張子」を利用
例えば、Excelファイルは「.xlsx」、Wordファイルは「.docx」など - 「作成者」「作成日」を活用
があります。「作成者」は組織やグループも設定できる点が便利です。
詳しくは以下です。
検索時の注意点
ファイルの「拡張子」を指定することで「添付ファイル」を検索しやすくなります。ただし、注意点があります。
1．文章中にある「拡張子」のテキストも検索される
添付ファイルのみが理想ですが、次のように文章中にあるテキストも検索されるので、一つのファイルにつき２つ検索されるような状態となります。
具体的には、以下は「.xlsx」による全体検索の結果イメージです。
ファイル名のテキスト文字と、ファイル自体（書類の画像アイコン付き）が検索されています。
2．「.xls」で「.xlsx」は検索できない
kintoneの検索仕様として、「英数字のみ」の文字列を検索対象とする場合は、部分一致検索ができません、というのがあります。
そのため、「.xls」で「.xlsx」は検索できません（もちろん、「.xlsx」で「.xls」を検索することもできません）。
Microsoftのファイルで、Excelの「.xls」と「.xlsx」、Wordの「doc」と「docx」、PowerPointの「ppt」と「pptx」など、拡張子の一部が異なるファイルを検索するときは、それぞれで検索が必要です。
3．その他の仕様
検索したいデータがヒットしない場合は、次の説明なども確認します。
- 一般利用者向けの説明
前述の「英数字のみ」の文字列を検索対象とする場合など、検索時の注意点が記載されています。
検索したいデータがヒットしません | kintone ヘルプ - 開発者向けのより詳しい説明
kintoneの検索のしくみと注意事項 - cybozu developer network
検索結果の活用を便利にする機能
kintoneには、検索条件を保存する「ページのブックマーク」があります。
例えば、「.xlsx」などの検索条件を保存しておくと、常にExcelファイルだけの検索結果が一覧表示されます。
下図は、「.xlsx」の検索条件、「マニュアル」の検索条件を保存しており、クリックすると常に最新の検索結果を確認することができます。
ページのブックマークの詳細は、以下です。
「添付ファイル」の情報が埋もれてきた時の対応
kintoneの運用を通じて、上記の方法でも「添付ファイル（主にスペースなど）が埋もれて探す手間が多い」という場合、その情報の管理の方法を見直します。
業務目的にあったアプリを作成して添付ファイルフィールドを設置したり、「ファイル管理」アプリを作成してそのリンクを共有するようにするなど、管理や運用方法の見直しで解決すべきことかもしれません。
なお、情報が埋もれてきたときの考え方は以下に整理してみました。
以上、kintoneの検索機能で添付ファイルを探すコツでした。
