Microsoft Lists は、Microsoft 365に含まれる情報の追跡と作業の整理に役立つアプリです。簡易なデータベースアプリとして、「Excelで一覧表を作成し、共同編集やステータス管理をするような業務」をMicrosoft Listsによる運用にすることで効率化できる可能性があります。
Microsoft Listsの使い方のポイントについて、基本と活用時の注意点の備忘録です。
内容：
Microsoft Listsの基本
Microsoft Lists とは
Excelに近い操作で利用可能です。条件抽出や並び替えを設定した一覧ビューを複数作成できるのでリスト管理に適しています。www.microsoft.com
Microsoft Lists が利用できるプラン
Microsoft 365 Business Basicなどで利用できます。
法人向けのプランでもMicrosoft 365 Apps for businessは利用できないようです。Microsoft 365 Familyなど家庭向けプランも利用できないようです。
Excelと比較した主な特徴
個人の見解ですが、リスト管理においてMicrosoft Lists の特徴は次のとおりです（Excelと比較した評価）。
（良い点）
- 大量データ等を蓄積・保存、管理しやすい（事前に項目名やデータ形式を指定）。
- 1件毎のデータ入力や確認、編集用の画面で操作できる。
- 同時作業（閲覧・編集）がしやすい。一覧ビューを利用した運用もしやすい。
- １件毎のデータにファイルを添付して管理できる。
- PowerAutomateでの自動化やTeamsとの連携がしやすい
- レコード毎にアクセス権設定などができる
（劣る点）※ 簡易なデータベースアプリであり、表計算ソフトでないので。
- 複雑な表計算やグラフ化はできない。
- 事前に項目名やデータ形式が定めておく必要がある。
なお、劣る点については、Microsoft ListsとExcelのデータ連携で多くは解決可能な見込です（PowerQueryでの自動更新、Excelで集計など）。
その他のツールと比較した主な特徴
他のツールとの使い分けで理解しておきたい特徴は次のとおりです。
- リレーションシップは簡易的なもので、Microsoft Accessのようなクエリやレポート機能はない。
- 「添付ファイルの列」は一つしか設定できない（kintoneやMicrosoft Dataverseとの違い）。ただし、一つの列に複数ファイルの登録は可能。
活用時の注意点
Microsoft Listsを活用するとき、最初に理解しておくと良さそうな点は次のとおりです。
- Microsoft Listsは、「SharePointリスト」の進化形である。
- レコード（Excelの行データに相当）をアイテムと呼ぶ。
- 「添付ファイルの列」は一つしか設定できない。
一つの列に複数ファイルを保存できるが、二つ以上の列にファイルを保存できない。 - 「タイトル」という列は既定で設定され、削除できない。名前の変更は可能。
- 列名は英語表記で新規作成した後、日本語の名称に変更した方が運用しやすい。
（内部名を把握しやすく、PowerAutomateとの連携時に設定しやすい） - 「参照」で表示した値を用いて、集計ができない（集計の対象は、参照していないデータ）。
- 「参照」で表示された値を、更に他のリストから「参照」することはできない。
- リストの保存先は「マイリスト」にすると、OneDriveの個人保存となる。組織管理のリストは「チームサイト」などに保存が良い。
参考情報
簡易なデータベースアプリとして、リレーションシップも簡易的に可能です。
１対多のリレーションシップについても簡易的に可能です。
以上、Microsoft Listsの使い方のポイントについて備忘録でした。
