shikumika’s diary

日々の事務作業で手間なことを簡単にできる仕組み(自動化、方法など)、困ったことの解決方法を調べた備忘録

【kintone】アクセス権の設定例(レコード毎のステータスで閲覧者を変更)

kintoneのアクセス権の設定例として、レコード毎のステータスで閲覧者を変更する方法です。ステータスは、「ドロップダウン」のフィールドで変更します。

利用場面の一例として、「ドロップダウン」で”作成中”を選択しているときは自分だけ「閲覧・編集・削除」ができ、”公開”を選択したら関係者も「閲覧」できるようにするがあります。

内容:

アウトプットイメージ

下図のように、「状態」フィールドに、「作成中・公開」の区分があります。「状態」フィールドの値と「作成者」及び「関係者」というユーザーフィールドを使用して、閲覧者を変更します。

具体的には、

・「状態」フィールドの値が「公開」のとき、
 作成者は「閲覧・編集・削除」、関係者は「閲覧」ができる


・「状態」フィールドの値が「作成中」のとき、
 作成者のみ「閲覧・編集・削除」ができる

という状態です。

要は、作成中は自分だけが「閲覧・編集・削除」ができるが、公開になったら関係者も「閲覧」できるようにする設定です。

なお、この事例は、【kintone】アクセス権の設定例(レコード毎に閲覧者を設定)に「状態」フィールドを追加した事例です。

「状態」フィールドに、「公開・作成中」の区分がある一覧

アクセス権を設定していない状態

上記状態からアクセス権を設定したイメージが下図です。

ユーザー「D」でログインしています。

この事例では、「状態」フィールドが「公開」の場合、「関係者」フィールドに「D」があるレコードが表示されています。

「状態」フィールドが「公開」で、「関係者」フィールドに「D」があるレコードが1件表示されている

アクセス権の設定後

設定内容

この事例の設定内容は、下図のとおりです。

「レコードの条件」と設定内容は上から順に次のとおりです。

1行目.「状態」フィールドの値が「公開」を含むときのアクセス権を設定

作成者「閲覧・編集・削除」、関係者は「閲覧」ができる。Everyoneのチェックは全て外す。

 

2行目.すべてのレコードに対するアクセス権を設定

作成者のみ「閲覧・編集・削除」ができる。Everyoneのチェックは全て外す。

「レコードの条件」に「状態」フィールドの値が「公開」を含むか否かがあります。

アクセス権の設定内容

設定の理解で、ポイントとなるのは、

同じレコードに対するアクセス権は、上の行の設定が優先される。

というkintoneの仕様です。

上記画面で「すべてのレコード」に対するアクセス権の設定よりも、「状態」フィールドの値が「公開」を含むときのアクセス権の設定が優先されます。

 

なお、上記の設定内容でイメージが持てない場合は、少し簡易な以下の事例から確認した方がわかりやすいと思います。

shikumika.org

以上、kintoneでアクセス権の設定例(レコード毎に閲覧者を設定)でした。

その他の設定例は、【kintone】アクセス権の設定事例まとめに記載しました。