shikumika’s diary

日々の事務作業で手間なことを簡単にできる仕組み(自動化、方法など)、困ったことの解決方法を調べた備忘録

効率的な文書管理のために「文書のライフサイクル」を理解する

日々の事務作業で、効果的な文書管理の仕組化を考えるため、文書(情報)のライフサイクル(作成から廃棄まで)について情報収集した備忘録です。

内容:

参考にした情報

文書のライフサイクルについて、それぞれの考え方と出典です。

作成及び取得→処理→保存→処分

www.jiima.or.jp

生成→利用→保存→廃棄

www.jnsa.org

作成→共有・活用→保管・保存→破棄

boxsquare.jp

発生(作成/取得)→活用(配付/閲覧)→保管→検索(参照/加工)→保存→廃棄

www.suzuyo.co.jp

その他

記録管理の国際規格ISO15489-1:2016 のJIS版で日本語化されたもの。

JIS X 0902-1:2019 情報及びドキュメンテーション―記録管理―第1部:概念及び原則 | 日本規格協会 JSA Group Webdesk

文書の保管に関する最低限の要求事項というISO 19475:2021があります。

電子化された文書情報が増える中で、文書の管理方法も変更が必要とのことです。

概要は、「文書取り扱いの最小要件 ISO 19475:2021の概要̶(日本文書情報マネジメント協会 標準化戦略委員会)」が参考になりました。 

法定保存文書

保管期間が設定されている文書の参考情報

it-trend.jp

まとめ

「文書のライフサイクル」について、いずれも、表現の違いはあるが意図するものは概ね同じと思った。

利用や処理の段階で、編集や承認、共有の有無などがあり、共有の対象者や方法(媒体や検索の容易性)などによって仕組構築が必要。

以上、文書(情報)のライフサイクル(作成から廃棄まで)について情報収集した備忘録でした。