MicrosoftのOutlookやTeamsを使用して日常業務をする環境で、効率的なタスク管理とスケジュール管理をする方法を調べた備忘録です。
メールやTeamsのチャットなどからタスクや予定を管理するためには、MicrosoftのOutlook、To Do、Planner、Teamsの各機能の違いや連携の仕組によって何ができるのか、どのような方法があるのかを理解する必要があります。
内容：
確認の環境は、執筆時点の「Microsoft 365 Business Standard」でWeb版です。各サービスには同じアカウントでサインインが必要です。
Plannerは、Microsoft 365 サブスクリプションのユーザーが利用できます
Outlook、To Do、Planner、Teamsの各機能と連携の概要
Microsoft 365では、Outlook、To Do、Planner、Teams が連携し、タスク管理やスケジュール管理を効率化できます。
- Outlookはメールの送受信、予定表やタスク管理ができるツールです。
- To Doは個人のタスク管理に適したツールです。
- Plannerはチームのタスク管理に適したツールです。
- Teamsはチャットやビデオ会議などができるコラボレーションツールです。
これらのツールは相互に連携しています。この関係性を「タスク管理」と「スケジュール管理」の視点で整理した結果が次のとおりです（概要理解の図なので、すべての機能を示していません）。
要は、Microsoft To Doを介して、チームと個人のタスクを一元管理できる仕組みといえます。To Doから元になったメール、Teamsメッセージなどの表示も効率的です。
タスクやスケジュールの管理でできること
次のような機能があり、メールやTeamsのチャットなどからタスクをや予定を効率的に管理できます。上記の図はこれらの機能を整理したものです。
Outlook：メールからToDo登録、ToDoから予定表に登録など
- メールにフラグを設定すると、フラグを設定したメールは、自動的にTo Doに同期され、タスクとして管理できます。
- Outlook での「To Do」では、
‐ メールをドラッグして「To Do」に登録
‐ 「To Do」をドラッグして「予定表」に登録
などもできます。
To Do：Outlookのタスクに自動的に表示、Plannerで割り当てられたタスク表示
Microsoft To DoはOutlookのタスクと統合されており、「フラグを設定したメール」もタスクとして表示されます。また、Microsoft Planner で「自分に割り当てられたタスク」も Microsoft To Do に表示されるため、個人のタスクとチームのタスクを一元管理できます。
Planner：自分のタスクにToDoを表示、Outlookの予定表に表示も可能
Microsoft Plannerには今日の予定、自分のタスク、自分のプランなどのビューがあります。
自分のタスクはMicrosoft To Doと連動し、「プライベートタスク」「自分に割り当て済み」「フラグ付きのメール」で分類されています。
また、Microsoft PlannerはMicrosoft Teams に統合されており、Teamsのメッセージからタスク登録できます。
また、「自分のタスク（”自分に割り当て済み”のみ）」や「プラン」をOutlookの予定表に表示も可能です。
Teams：メッセージからPlannerを活用してToDoなどに登録
Microsoft Teamsのメッセージからタスク登録できます。この機能を活用することでTeamsのメッセージを「あとで読む」といった管理も可能です。
以上、MicrosoftのOutlook、To Do、Planner、Teamsが連携している仕組みを活用することで、タスクと予定表の管理を効率化し、業務の生産性向上につながります。
