業務やプロジェクトで複数のファイルを扱うとき、
「どれが最新版なのか」「確定版はどれなのか」「旧版は残すべきか」
で迷うことはありませんか？
特にチームで共有する場合、最新版が不明であったり旧版が混在していると混乱の原因になります。この記事では、文書管理システム等がない環境で、共有フォルダ内で最新版と旧版を識別できるようにするため、「ファイル名とフォルダ構成の基本ルール例」を紹介します。
内容：
- 基本的な考え方：文書と記録の違い
- ルール１：ファイル名にバージョンと日付情報を含める
- ルール２：フォルダ構成で状態を分ける
- ルール３：旧版の削除基準により、削除する
- 参考：文書のライフサイクルの基礎知識
基本的な考え方：文書と記録の違い
管理対象を次の２タイプに分類する。作成、編集中のファイルを除き、確定したファイルの状態で分類する。
（１）文書タイプ：（改定あり、最新版管理が必須）
- 改定があるもの。業務に影響するため、常に最新版を管理する必要がある。
例：手順書、仕様書、ひな形など - 管理方針：最新版と旧版の管理が重要なので、後述の「管理ルール」を適用する。
（２）記録タイプ（改定なし、過去の事実を示す）
- 作成後は改定しないため、日付で識別するのが基本です。
例：議事録、報告書、点検簿など - 管理方針：特定時点の状態を識別して記録することが目的であるため、ファイル名に日付情報を含めてフォルダに保存するのが基本になる。
日付情報の付与ルールは次の「ルール１」に従う。 - 多数のファイルをまとめて保存する場合は、フォルダ名に日付情報を含め、ファイル名の日付情報は省略可能。
ただし、以下のようなケースではファイル名にも日付情報の付与を推奨する。
・ファイル単体で検索・参照する可能性がある場合
・フォルダから切り離して別保管、共有する可能性がある場合
なお、記録タイプでも作成中のファイルなどの最新版管理が必要な場合は、次の「管理ルール」を適用する。
ルール１：ファイル名にバージョンと日付情報を含める
ファイルの命名基本
アンダーバー（_）を連結文字にして次のようにする。
（タイトル）_(バージョン）_YYYYMMDD（日付8桁）
例：Design_v3_20200101.pptx`
ポイント
- 「最新版」などの表記を原則使用しない（再度の修正で識別が維持できないこともあるため）。
- バージョン番号は必要時のみ利用し、v1, v2, v3のように段階的に付与する。
- 記録タイプの場合、多くはバージョン番号等の管理は不要となるが、記録フォーマットの管理を行う場合などにはバージョン番号を利用する。
ルール２：フォルダ構成で状態を分ける
基本構造
/ProjectA
├─ 確定版 ← 最新の確定版のみ保存
├─ 作業中 ← 作成中、修正途中のファイル
└─ 旧版 ← 最新でない確定版を保存
確定版を管理するときの運用手順
（１）新しい版を作成する場合
- 確定版フォルダにあるファイルをコピーし、「作業中」フォルダに保存する。
- ファイル名は以下の形式に変更する。
（タイトル）_（バージョン）作業中_YYYYMMDD
例：Design_v3作業中_20250120.pptx
（２）修正完了後（確定版にする場合）
- 「作業中」フォルダから「最新版」フォルダへ移動する。
- ファイル名から「作業中」を削除し、確定日付を付与する。
Design_v4_20250201.pptx
（３）旧版の管理
- 文書タイプの場合、確定版フォルダにある最新でない確定版は「旧版」フォルダへ移動する。
- 記録タイプは、「旧版」フォルダへの移動は必要ない。
ルール３：旧版の削除基準により、削除する
削除基準の例：
- 保存期間基準：最新版から6か月以上前の旧版は削除
- 利用頻度基準：過去1年間参照されていない旧版（更新日が古いもの）は削除
- 容量基準：フォルダ容量が一定以上になったら古い順に削除
参考：文書のライフサイクルの基礎知識
以上、最新版と旧版を迷わない！ファイル名とフォルダ構成の基本ルールの事例でした。
