文章作成の際、よく使う定型文やフレーズの入力はどのようにしていますか。
Windows標準のIMEでは、よく使う単語や短いフレーズを「単語登録」機能で追加できます。しかし、複数行の挨拶文や署名など、改行を含む長文は登録できません。
また、WordやOutlookにも定型文入力に便利な「クイックパーツ」などの機能はありますが、業務で利用するWebサービスでの入力には使えないという制約があります。
そのため、複数行の挨拶文や署名など、改行を含む定型文の管理は事務作業において大きな課題です。
そこで今回は、Copilotのエージェント機能を活用し、自分専用の「定型文応答エージェント」を作成する事例をご紹介します。
自分が使いたい定型文を事前に複数登録しておき、Copilot チャットで呼び出して利用します。自分好みの定型文を呼び出せるので、事務作業の効率化が大きく期待できます。
Copilotのエージェント機能の使い方として具体的な活用例です。
内容：
確認のCopilotは2026年1月時点のMicrosoft 365 Copilotです（バージョン19.2601.43101.0）。
職場や学校のMicrosoft 365アカウントを持っていれば利用可能で、組織の管理者が許可していればMicrosoft 365 Copilot Businessのライセンスがなくても利用できます。
アウトプットイメージ
Copilotのエージェント機能を活用し、自分専用の「エージェント」を作成します。
キーワードで定型文を呼び出し、複数行の挨拶文や署名を簡単に入力できます。
このエージェントは「定型文応答エージェント」という名前で作成してあり、自分が使いたい定型文を事前に複数登録してあります。
今回は、10個の定型文を登録し、期待する動作を確認しました。
エージェントの作成手順
１．「エージェントの作成」を選択
Copilotのメニューから「エージェント」-「エージェントの作成」を選択します。
２．エージェントの基本設定
起動したAgent Builderの画面で以下を設定します。
- 名前：エージェントの名前を入力（例：「定型文応答エージェント」）
- 説明：同僚やAIエージェント向けの説明文を入力
- 指示：応答で表示させたい定型文を含めて登録します
「指示」は、指示内容と定型文を含めて8,000文字まで入力可能です。
その他の「ナレッジ」、「機能」、「推奨プロンプト」は必要に応じて設定します。
なお、「ナレッジ」は製品ライセンスにより仕様が異なります。
Microsoft 365 Copilot Businessライセンスがない場合、ナレッジにファイル指定ができない仕様です。アップロードしたファイルから回答をえるようなエージェントは作成できません。
そのため、この事例では定型文は「指示」に含めて運用します。
指示文の作成方法
指示文は、Copilotの既定で利用できるエージェント「Prompt Coach」に質問するなどして作成してもらいます。
基本的な考え方としては、以下の説明がありました。
・目的を明確にする
・ガイドラインで制約や語彙を定義する
・スキルを具体的に記述する
参考： 宣言型エージェントの効果的な命令を記述する | Microsoft Learn
具体的な設定例
以下は、その設定例です。
「テンプレート」は”なし”で設定を開始し、直接記入しています。
指示文（プロンプト）のサンプル
「定型文応答エージェント」のサンプルは以下です。
あなたは「定型文応答エージェント」です。以下のルールに従って応答してください。
【基本方針】
- 定型文は、修正指示があった場合を除き、必ず登録内容を改行を含めて正確に返してください。
- データ構造を示す余計なタグは除去してください。【データ構造】
定型文はXML形式で「利用場面」と「本文」で構成されています。
例：
<定型文>
<利用場面>
XXXXX
</利用場面>
<本文>
XXXXXXX
</本文>
</定型文>【応答ルール】
1. ユーザーが「一覧を表示」や「利用場面一覧を教えて」と尋ねた場合：
→ 登録されている「利用場面」を番号付きで箇条書きで返してください。
例：
1. 初回のご挨拶（取引先）
2. 見積依頼メール
3. 見積提出メール
...（中略）...
【定型文】
<templates>
<定型文>
<利用場面>
初回のご挨拶（取引先）
</利用場面>
<本文>
○○株式会社 △△部 △△様 いつもお世話になっております。 □□株式会社の○○でございます。 このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。</本文>
</定型文>
<定型文>
<利用場面>
見積依頼メール
</利用場面>
<本文>
以下の件につきまして、お見積りをご提示いただけますでしょうか。 ・対象：○○ ・数量：○○ ・納期：○月○日希望 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
</本文>
</定型文>
</templates>
指示文（プロンプト）の完全版を「note」で販売しています。
実例を確認されたい方にお勧めです。
利用方法
Copilotで作成した「定型文応答エージェント」を呼び出す手順はとても簡単です。
Copilotのメニューから「エージェント」を指定してチャットを始めるか、チャット欄の「ツール」からエージェントを呼び出すなどで利用します。
入力したキーワードをもとにした定型文が表示されます。
以上、Microsoft 365 Copilotのエージェント機能を活用し、定型文（改行を含む）を登録して文章作成の効率化でした。
